Zen To Done, el método de productividad minimalista

Zen to Done (ZTD) es una versión simplificada del método GTD con el que se defines unos pasos para optimizar la gestión del tiempo. Se trata de un método de productividad minimalista, desarrollado por Leo Babauta, al considerar que Getting Things Done podía llegar a ser demasiado complicado.

Al igual que otros sistemas para mejorar la productividad, suele ser utilizado en tareas ligadas al trabajo, pero se puede orientar a cualquier ámbito de la vida. Y es ahí donde reside uno de sus principales valores, ya que puede ayudar a lograr un equilibrio entre vida laboral y personal gracias a una gestión eficiente del tiempo.

En nuestra compromiso con la salud y el bienestar de las personas, que perseguimos creando espacios saludables para vivir y trabajar, a continuación desgranamos el método ZTD para mostrar de qué forma puede ayudarte en tu día a día.

¿Qué es Zen To Done?

Como se ha comentado anteriormente, Zen To Done es un método creado a partir del GTD, de un modo más sencillo. Consiste en la creación de una serie de hábitos teniendo en cuenta el estilo de vida de cada persona, por lo que es un sistema poco restrictivo y que no desencadena cambios de calado en las costumbres de quien lo aplica. Y a pesar de todo, funciona.

El autor propone que nos concentremos en un hábito concreto durante un mes, de modo que podamos asimilarlo e incorporarlo sin fricciones. Una vez lo hemos logrado, podemos pasar al siguiente y así sucesivamente, logrando cambios de una forma relajada, que se convierten en importantes al cabo de un año más o menos, cuando culmine el proceso.

El objetivo último es simplificar la vida de quien lo practica, de modo que siempre se tenga tiempo para lo que realmente importa.

En qué consiste Zen To Done

La metodología propone 10 hábitos para alcanzar el máximo nivel de eficiencia en la gestión del tiempo, pero no es un sistema restrictivo, por lo que quien lo aplique puede elegir que hábitos incorpora y cuáles no.

Recopilar la información

Se trata de captarlo todo lo que se pase por la cabeza. Cualquier idea, proyecto o tarea debe ser apuntada de la forma más simple posible (por ejemplo, en una libreta).

Procesar la información

Una vez al día, ha de repasarse toda la información capturada, para tomar decisiones rápidas sobre cada apunte. La regla de oro es no dejar nada de lo apuntado aparte:

• Si se puede hacer en menos de dos minutos, hazlo ahora (regla de los 2 minutos).
• En función de la importancia, seguiremos un orden por cada tarea.
  • Eliminarla.
  • Archivarla.
  • Ponerla en la lista de quehaceres.
  • Reprogramarla.

Planificar las tareas

Consiste en programar los días y las semanas en función de la importancia de cada idea, proyecto o tarea; teniendo en cuenta que se debe hacer antes lo más importante.

Hacer las tareas

Cada tarea se debe hacer sin distracción alguna. Para ello, podemos servirnos de los siguientes consejos:

• Utilizar un reloj para centrar la atención durante un tiempo estipulado.
• No utilizar internet, correo electrónico o móvil.
• Tomar notas si alguien nos interrumpe, para planificar luego lo que nos hayan solicitado.
• No pensar en hacer dos tareas a la vez.

Mantener un sistema simple

Cuanto más simple sea el sistema, mejor. Por ello, se recomienda mantener listas que se puedan consultar y modificar de forma ágil en cualquier momento: como un cuaderno. Y si ayuda, se puede tener uno para cada ámbito (trabajo, familia, ocio…).

La clave es poner el foco en lo que hay que hacer, no en el sistema. Las tareas se deben revisar tanto diariamente como semanalmente.

Organizar

La organización debe ser simple y hacerse de forma rápida. En cuanto entra una tarea o proyecto, se le debe asignar un sitio en la lista que le corresponda.

Revisar

Ya hemos dicho que se deben revisar las tareas diaria y semanalmente; pero revisar es saber también qué grado de cumplimiento se ha obtenido. Y si es necesario, se debe revisar también el sistema.

Al acabar el mes, es recomendable hacer una revisión más profunda de las metas alcanzadas y perseguidas. Y de forma anual, una revisión de las metas vitales: ¿todo esto nos lleva a lo que queremos conseguir?

Simplificar

Zen To Done es un método para alcanzar lo importante. Por ello, las metas no deben ser numerosas y las tareas deben ser esenciales. Si se aborda todo, se pierde foco y motivación.

Por ello, las tareas y las metas deben estar alineadas con las metas vitales; y se debe simplificar al máximo todo (tareas, listas, flujos de información…).

Crear rutinas

Si enfrentarse cada día a una lista se hace duro, crea y mantén rutinas. Por ejemplo, mirar el email a primera hora de la tarde, mirar el calendario a primera hora del día, planificar el día siguiente al terminar la jornada, etc.

Encontrar la pasión

La lógica dice que si encuentras lo que te apasiona, no procrastinarás. Por ello, encuentra lo que te apasiona y persigue tus metas con hitos y tareas.

Con el método ZTD puedes gestionar mejor el tiempo, para darle más espacio a lo que realmente importa, con ayuda de Rivera, siempre a tu disposición para que le des más espacio a lo que realmente importa. Deja que nos ocupemos de la limpieza en tu empresa.