Método GTD: la organización eficaz

Getting Things Done (GTD) es un método de productividad con el que se gestionan las tareas de una forma eficaz y organizada. Creado por David Allen para su libro del mismo nombre, consiste en liberar la mente de las tareas pendientes para centrarse en lo que se está haciendo en un momento dado.

Este método de organización de las cosas para hacer, es una forma sencilla y rápida de mantener la concentración en las tareas del momento, dejando todo lo demás para otra ocasión en la que, ya sí, merecerán el 100% de nuestra dedicación.

Como empresa comprometida con la salud y el bienestar de las personas, consideramos que el equilibrio en la vida laboral es crítico para una vida personal satisfactoria. Por ello, nos dedicamos a crear empresas saludables y trabajadores más felices, aumentando su rendimiento gracias a la limpieza. La mejora de la productividad y la buena gestión del tiempo también es algo fundamental para mejorar el rendimiento; y el GTD puede ayudar a ello. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el método Getting Things Done y cómo te puede ayudar.

¿Qué es el GTD?

La eficacia de Getting Things Done o GTD (“haciendo las cosas”) reside en las capacidades que liberamos al olvidar todas las tareas que tenemos que hacer, concentrándolas sólo en una. La gestión del tiempo en este método, no se centra en el establecimiento de prioridades, sino en la creación de listas de tareas; aunque priorizarlas aumenta la eficacia del método GTD.

Según el autor del método, con el GTD se eliminan bloqueos mentales, ansiedad ante muchas tareas y problemas derivados de una mala planificación. Esto es así porque se reflexiona a la hora de hacer la lista de tareas y se genera una lista de acciones. De este modo, no es necesario volver a planificar o pensar durante la realización de las tareas, es decir, mientras estamos dedicados al trabajo efectivo. Se hace la tarea marcada y una vez finalizada, se pasa a la siguiente sin parones y pérdidas de concentración. En palabras de Allen, la mente es para tener ideas, no para almacenarlas.

Otro de los problemas que soluciona el GTD es la ineficiencia de la memoria. Muchas veces es difícil acordarse de lo que debemos hacer en cada momento. Al elegir una tarea de la lista (en función de prioridad, urgencia o dificultad), el resto queda automáticamente fuera de nuestra mente, ya que están apuntadas y no hay posibilidad de olvido.

En qué consiste el GTD

David Allen recomienda mantener un archivo donde guardar los recordatorios, formado concretamente por 43 carpetas (12 para cada mes y 31 para cada día). Esto supone una forma ágil de empezar cada día con todo pensado para simplemente realizar la tarea, así como un orden para archivar recordatorios de forma fácil. En cualquier caso, cualquier otra forma de archivo puede ser igual de válida.

Todo el sistema se basa en una serie de principios del GTD que enumeramos a continuación.

Recopilar

Antes de nada, es necesario recopilar toda la información necesaria para saber lo que hay que hacer. El soporte es indiferente, lo único que cuenta es sacar de la cabeza todo lo que tenga que ver con recordar las tareas que debemos realizar o seguir.

Procesar

Toda esa información debe procesarse, una a una, y planificarse. Una vez que se ha procesado, se eliminan los registros de la recopilación.

Aquí es importante tener un criterio de realización:

• Si se puede hacer en menos de 2 minutos se hace en el momento ya que planificarlo y hacerlo luego llevará más tiempo (regla de los dos minutos)
• Si no es una tarea propia se debe delegar a quien corresponda.
• Si requiere una serie de tareas intermedias o un tiempo considerable, se planifica y se pospone.
• Si no necesita ser realizado, podemos archivarlo como referencia o eliminarlo.

Organizar

Cada tarea forma parte de un todo, en función de importancia, urgencia o dificultad. Y en base a ello, se deben organizar como mejor convenga; si bien GTD ofrece una serie de ejemplos ilustrativos:

• Acciones –  para cada cuestión que requiera nuestra atención, hay que establecer acciones para llegar a cumplirlo, por el orden que deben ser realizadas o lo que es lo mismo, por proximidad.
• Proyectos – son todos los conjuntos de acciones para ser realizados. Su revisión periódica es fundamental para cumplir las acciones próximas y por tanto, acercarnos a la consecución del proyecto.
• En espera – las acciones delegadas deben ser revisadas periódicamente, estableciendo recordatorios y comprobando el estado para que no se pierdan ni ralenticen proyectos.
• Quizá – son las acciones que se quieren realizar algún día, pero que en el presente no son posibles.
• Calendario – para las tareas que obligatoriamente tienen un plazo o una cita.

Revisar

La revisión de lo hecho y lo que queda por hacer, debe ser periódica. Hacerlo semanalmente garantiza un mayor cumplimiento de las tareas pendientes y el tratamiento de las tareas nuevas.

Hacer

Es el centro de todo. Cualquier sistema de productividad debe requerir, por un lado, una menor inversión de tiempo que la acción; y por otro, una mayor agilidad para hacer las cosas. Ir cerrando las tareas es la clave del éxito del sistema GTD.

Con el método GTD puedes dedicar menos tiempo a las cosas que tienes que hacer, para empezar a reservar un espacio a las cosas que quieres hacer. Sin duda, uno de los métodos que más seguidores tienen para mejorar la productividad en el trabajo y la gestión del tiempo en la vida personal. Y con la ayuda de Rivera tendrás más tiempo para lo que realmente necesites. Deja la limpieza para nosotros.