Método de las 5S: orden, limpieza y disciplina

El método de las 5S es una técnica de gestión que se basa en cinco principios para lograr lugares de trabajo mejor organizados, más limpios, más ordenados y en definitiva, más productivos.

Sus orígenes se remontan a los años 60, cuando la empresa Toyota lo empezó a poner en marcha con excelentes resultados. Desde entonces, se viene aplicando en distinto tipo de organizaciones y forma parte de algunos de los sistemas de producción más comunes, como el Lean Manufacturing.

Aquí, en el País Vasco, la metodología de las 5S tiene una larga tradición, con algunas organizaciones referentes. De hecho, existe el Club 5S desde el año 2001, como foro de aprendizaje entre empresas que han realizado la implantación de la metodología. En la actualidad cuenta con más de 60 compañías que avanzan juntas compartiendo y aprendiendo unas de otras. Euskalit (la fundación vasca para la excelencia), por su parte, cuenta con programas de apoyo a la autoimplantación de las 5S y trabaja para impulsar su adopción desde el año 1997.

Qué son las 5S

El nombre del método viene dado por la inicial de los cinco principios y, si bien no hay consenso acerca de quién fue su creador, se considera a Kaoru Ishikawa (Ingeniero Químico japonés ligado a estudios sobre “calidad total” en su país) como uno de los principales impulsores.

¿Cuáles son las 5S?

Cada principio forma parte de una etapa, que tiene su objetivo particular; aunque todas se integran a la perfección, que es donde reside la eficacia del método.

Seiri: clasificación y descarte

La primera etapa está enfocada en los principios de separación y eliminación de lo innecesario; considerando que un entorno de trabajo ordenado y seguro prescinde de todo lo que no se necesita para realizara la tarea que está destinada a ese espacio.

Para conseguir el objetivo, se debe clasificar todo el contenido del espacio para ser tratado posteriormente:

• Eliminación – es el destino de lo que no se usa o se usa muy poco. Ya sea eliminación completa (digitalización y reciclaje de documentos, por ejemplo) o cualquier otro destino que lo suprima (donación, venta, etc.), la intención es liberar espacio físico.
• Almacenamiento – es el destino de lo que se usa poco, pero que no puede ser eliminado. Por ejemplo, documentos legales, que se deben retirar del espacio de trabajo para guardarlos en un lugar habilitado para el almacenamiento.
• Recolocación – las cosas que se usan de forma eventual no pueden entorpecer el trabajo diario, para lo que se debe habilitar un espacio de almacenamiento de fácil acceso desde el puesto de trabajo.
• Mantenimiento – para todo aquello que se usa de forma diaria en el puesto de trabajo, que debe ser ordenado en la siguiente etapa.

Seiton: organización

La filosofía de esta etapa se resume en la frase “un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio”; es decir, este principio lo que busca es que todo lo que se necesita para realizar el trabajo tenga la ubicación correcta.

• Lo que se usa más frecuentemente, al alcance de la mano.
• Lo que se usa en secuencias, debe estar en base a la secuencia.
• Lo que está esperando salida, debe estar al principio (siguiendo la teoría FIFO).

Para que el funcionamiento sea lo más ágil posible, el conjunto de la organización debe unificar la forma de llamar a las cosas y estandarizar los puestos de trabajo con los mismos criterios.

Seiso: limpieza

Teniendo sólo lo necesario y con la clasificación adecuada, es momento de preocuparse por la limpieza del lugar de trabajo. La limpieza es parte importante de esta metodología, pero es fundamental para mantener la salud de los trabajadores e imprescindible para mantener su motivación.

La limpieza, además de ser una tarea cotidiana, debe tratar las fuentes de suciedad de la siguiente forma:

• Si se puede eliminar, se elimina.
• Si no se puede eliminar, se crea un plan de limpieza que impida su recurrencia.

Seiketsu: visualización

Cuando orden, higiene y limpieza son hábitos interiorizados en la organización, con un criterio único para todos los departamentos y personas; se puede identificar cualquier desvío mediante la gestión visual.

Para implementar esta visualización, se han de crear equipos de trabajo que recorren los espacios de la empresa para identificar puntos de mejora con un sistema de gestión por colores:

• Lugares verdes – sin desvíos.
• Lugares rojos – con desvíos.

Shitsuke: disciplina y compromiso

La última etapa de las 5S está dedicada al mantenimiento del sistema, para lo cual se necesita una disciplina y un control estricto. Para ello, es importante establecer unos objetivos y medir los resultados obtenidos, de modo que se pueda evaluar y en su caso, resolver fallos.

El último principio es el que determina el éxito o el fracaso, ya que no solo es necesario que se ordene – por ejemplo – como se ha estipulado; sino que es imprescindible que ese sistema se interiorice y se convierta en un hábito que nadie se salta.

A partir de aquí, entra en juego la filosofía kaizen, que estipula que todo puede ser mejorable siempre y por tanto se debe aspirar siempre a una mejora, aún cuando el resultado parece perfecto.

Objetivos de las 5S

El fin último de las 5S es establecer un sistema por el cual se mejoren las condiciones de trabajo, de modo que se beneficie a las personas y a la propia organización.

¿Cómo se consigue esto?

En primer lugar, creando un espacio y unas condiciones de trabajo seguras por medio de la reducción de riesgos, la prevención, la limpieza, el orden y la motivación de las personas.

En segundo lugar, las 5S pretenden reducir los gastos a la mínima expresión. No sólo en cuanto recursos o energía, también en cuanto a tiempo, reducción de errores y mejoras en la calidad.

Por qué son importantes las 5S

Esta metodología está ampliamente extendida por su sencillez, pero los resultados son altamente efectivos en términos de mejora de la calidad (de productos y servicios ofrecidos; pero también de las condiciones de trabajo), eliminación de tiempos muertos y reducción de costes.

Además, al buscar un compromiso por parte de todas las personas que integran la organización, es un sistema duradero que permite a las empresas mejorar de forma continua en su modelo de organización, limpieza, seguridad, higiene, productividad y trabajo en equipo.

Este método permite aumentar la productividad y mejorar la organización de la empresa de una forma continuada, incrementar la eficiencia personal, eliminar despilfarros, potenciar el trabajo en equipo y mejorar las condiciones de trabajo. La metodología KnowInn, desarrollada en Euskadi para implantar y aprender desde el autoestudio y la puesta en práctica, ofrece herramientas de gestión avanzada, empleando las 5S, para transformar organizaciones. Si tu empresa está en la Comunidad Autónoma Vasca y estás interesado en este sistema, tienes recursos interesantes a tu alcance.

No lo dudes: este sistema puede ayudarte a confeccionar un mejor lugar de trabajo, con los consiguientes beneficios a nivel personal. Y con la ayuda de Rivera tendrás más tiempo para lo que de verdad importa. Contrata hoy el mejor servicio de limpieza para tu empresa y aprovecha las 5S en tu organización.