La política de mesas limpias es clave en la protección de datos

Tener las mesas limpias en la oficina es una cuestión más importante de lo que, a priori, pudiese parecer. Una organización que exige la máxima limpieza en todas las mesas, es una empresa que aspira a ser más eficiente, productiva, segura y responsable.

Mantener las mesas limpias es una tarea absolutamente fundamental en la limpieza de oficinas, más allá de conservar una buena imagen, tanto para las personas que trabajan en la oficina como para las que la visitan; como por ejemplo, clientes. Y es que una correcta limpieza de mesas es útil también, especialmente, para preservar la salud de los trabajadores, cuidar los aparatos ofimáticos y desinfectar elementos más sensibles (como teléfonos o teclados de ordenador), evitando así la propagación de enfermedades.

Pero su importancia va más allá, ya que incluso existe un sistema de protección de la información al que da nombre: la política de mesas limpias.

Qué es la Política de Mesas Limpias

Se trata de un concepto asociado a la confidencialidad de todos aquellos documentos que puedan contener datos sensibles, considerando que dichos papeles no pueden estar a la vista de cualquier persona. Es decir, ninguna empresa debería tolerar que los documentos con datos relevantes estén encima de las mesas o los mostradores, quedando así a la vista de cualquier persona no autorizada a leerlos.

En este sistema, cobra especial relevancia – además de la gestión documental – el orden y la limpieza de las mesas, dentro de un método que consiste en:

1. Evitar almacenar documentos en las mesas.
2. Limitar la impresión de documentos que no sean necesarios.
3. Utilizar destructoras de papel para evitar robos de información.
4. Recoger debidamente toda la documentación una vez terminado su uso.
5. Asegurarse de que los documentos quedan bien guardados, si es caso bajo llave, al terminar la jornada.
6. Guardar con la máxima seguridad cualquier elemento que pueda dar acceso a los documentos (como llaves o contraseñas).
7. Almacenar el papel en material adecuado (como clasificadores), dentro de mobiliario adecuado.
8. Utilizar acuerdos de confidencialidad con terceros, solicitando certificados de destrucción segura si es necesario.
9. Realizar una limpieza especializada de la mesa de forma periódica, evitando la acumulación de polvo o manchas.
10. No apuntar datos sensibles en lugares o elementos que puedan ser vulnerables o fácilmente desechables (por ejemplo, en un Post-it).

Esta política de mesas limpias atañe a todo tipo de dispositivos que contengan información, como USB o CD, no sólo al papel. Quizá con esos elementos de almacenamiento de datos exista una mayor concienciación, ahora que la ciberseguridad está tan en boga; pero la documentación tradicional también es susceptible de generar brechas de seguridad en la empresa. Por tanto, del mismo modo que se utilizan antivirus y firewalls en los dispositivos electrónicos, la política de mesas limpias debería ser instaurada en cada puesto de trabajo.

El también conocido como sistema de mesas vacías es, en estos momentos, relevante en la lucha contra el coronavirus. Si el equipo se acostumbra a recoger las cosas que están encima de la mesa antes de finalizar su jornada, en un armario, taquilla o cajones; las mesas se pueden limpiar y desinfectar más fácilmente. Es decir, no sólo queda todo más ordenado, sino que el protocolo de limpieza para evitar la propagación de virus y bacterias, es más eficiente.

Tener las mesas limpias en la oficina, más aún si se trabaja de cara al público, es importante para una buena imagen y una mejor salud; pero es, además, un distintivo de confianza, seguridad y privacidad.