Oficina flexible: los nuevos espacios para el trabajo

La pandemia de Covid-19 ha provocado profundos cambios en la forma en la que nos relacionamos, también en el mundo laboral. Aunque más que generarlos, en los espacios de trabajo, ha acelerado cambios que ya estaban en marcha.

Ante esta situación, muchas empresas han tenido que reinventarse, en algunos casos, a una velocidad en cierto modo increíble (y sus oficinas también). Por eso, la crisis sociosanitaria nos ha hecho reflexionar sobre algunas cuestiones que se daban por hecho: la rigidez de los horarios, la creación de sedes fijas, los desplazamientos a la oficina, las reuniones presenciales, etc.

El momento actual invita a pensar en una mayor flexibilidad en las relaciones laborales, ahora que hemos podido comprobar -porque no había más remedio- que el teletrabajo funciona, que la agilidad es una necesidad o que necesitamos oficinas flexibles. Lo que se conoce como la “empresa líquida”.

Qué es una empresa líquida y cuáles son sus beneficios

Llevamos años oyendo hablar de aumento de la competencia, entornos VUCA, ventajas competitivas, metodologías ágiles, digitalización… pero ha tenido que venir un virus para que muchas organizaciones se diesen cuenta de la importancia real de estos conceptos. Estamos en un contexto en el que cada vez es más difícil prever el futuro, por lo que ya no solo es necesario planificar, medir resultados e innovar; también hay que ser capaces de ser flexibles ante los cambios.

Porque muchos los cambios que se están produciendo y se producirán (el coronavirus es buena muestra de ello), son y serán inevitables. Pero más aún, aunque sea en secuencias o plazos, serán también cambios irreversibles. Aquí es donde reside la importancia de crear una organización líquida: una empresa flexible a nivel organizativo, capaz de crear equipos multidisciplinares que varíen en función de las necesidades de cada proyecto.

Para ello, una empresa líquida requiere canales de comunicación ubicuos para equipos que no estén en la misma habitación, ni en la misma zona horaria, ni con un dispositivo similar. Requiere fomentar las relaciones fuera del ámbito clásico del entorno laboral. Requiere crear productos o servicios que funcionen hoy para adaptarlos y reformularlos para que funcionen también en un mañana radicalmente distinto. Y requiere, también, ofrecer la posibilidad de compartir información de forma fluida y transparente.

¿Y qué aporta todo esto a una organización? En primer lugar, y sobre todo, capacidad para pivotar en función de los cambios del entorno. En segundo lugar, una orientación a la innovación y al cliente que son la verdadera ventaja competitiva que debe buscar cualquier empresa. Y en tercer lugar, pero no menos importante, una mejora de la calidad de vida de todos los empleados; con mejor conciliación con la vida personal o familiar, poniendo la salud de las personas en el centro de las prioridades y respetando cada vez más el medio ambiente como la mejor garantía de futuro.

Pero, ojo, esto no es todo. De forma paralela, crear una organización fluida también permite dar voz a las personas, con una serie de ventajas que es difícil cuantificar. Dar voz a las personas les permite ser la mejor versión de sí mismas; les permite centrarse en lo realmente importante, elegir sus periodos de mayor productividad, gestionar su tiempo de la forma más eficiente o adaptar el trabajo a su propia realidad (que es distinta a la de todas las demás personas).

La importancia de una oficina flexible

La empresa líquida, moldeable, flexible; necesita espacios que favorezcan esa fluidez. Las oficinas han ido cambiando a lo largo de los años en muchos sentidos, pero una vez más, la pandemia ha acelerado los cambios que se venían produciendo en los últimos tiempos en este sentido. Esto es un reto que compete a la arquitectura, el interiorismo y el diseño; pero viene de una transformación mucho más profunda.

La oficina flexible se ha popularizado con el desarrollo de las grandes tecnológicas, que han creado sus espacios de trabajo enfocados en la creatividad y la innovación, influidas por la esencia startup: lugares de trabajo poco jerarquizados, con espacios abiertos, lugares de descanso, luminosos y con diseños vanguardistas.

Pero no es, para nada, una cuestión meramente estética. Estas oficinas están pensadas para optimizar las estructuras (tanto físicas como organizacionales), permitir modelos de gestión más ágiles, mejorar la productividad laboral, ahorrar costes, fomentar la colaboración, reducir los desplazamientos, impulsar las relaciones sociales, permitir el trabajo en remoto, agilizar las reuniones, empoderar a los trabajadores y funcionar de forma adaptable. Y, acorde con los cambios culturales y sociales, son también espacios comprometidos con el respeto por el medio ambiente, la eficiencia energética y la diversidad cultural.

Una oficina flexible requiere, también, la creación de un espacio de bienestar. Esto no significa que debamos tener un futbolín, un espacio para echar la siesta, gimnasio o piscina de bolas. Al menos, no necesariamente. Significa concebir el entorno de trabajo como un lugar seguro, capaz de fomentar la salud de las personas. Para ello, es necesario cuidar de los cinco pilares para una oficina saludable: limpieza e higiene, confort, calidad del aire, planes de prevención de riesgos laborales y políticas de fomento del bienestar.

Déjanos acompañarte en este apasionante viaje hacia la oficina flexible que te permita crear una empresa fluida más preparada para el futuro. Contacta con nosotros y pondremos toda nuestra experiencia a tu servicio.