Gestión de crisis en comunidades de propietarios

Gestionar comunidades de propietarios es una ardua tarea para lo que, habitualmente, se echa mano de profesionales con formación y especialización: los administradores de fincas. El cometido de esta figura es administrar el día a día de la comunidad de vecinos: gestión de bienes, funcionamiento de las instalaciones, mantenimiento de los espacios, asesoramiento de los propietarios, resolución de conflictos, etc.

En muchas ocasiones, el administrador de fincas tiene que lidiar con problemas y conflictos que pueden generar crisis entre las personas del inmueble. Estas crisis pueden generar muchos daños, que se pueden trasladar a la convivencia; por lo que es muy importante resolverlas con eficacia y rapidez.

Los problemas más habituales en las comunidades de propietarios

El problema más común con el que tiene que lidiar un administrador de fincas es gestionar las expectativas y manejar las reacciones de los propietarios. Mucha veces, los conflictos tienen diversas perspectivas que, frecuentemente, atienden a distintos intereses o situaciones particulares. La resolución de los conflictos que puedan surgir, en ocasiones, conlleva la toma de una decisión que no gusta a todo el mundo, por lo que se debe estar preparado para las reacciones; pero, sobre todo, se debe tomar cada decisión con rigor, transparencia y responsabilidad. De este modo, se puede afrontar de mejor manera cualquier situación complicada.

¿Qué preocupa a las comunidades de propietarios?

Como pasa en muchos otros escenarios, nada preocupa realmente a las comunidades de vecinos… hasta que surge un problema. Es precisamente en esos momentos delicados, cuando un administrador de fincas se hace imprescindible. En los buenos tiempos agiliza los trabajos y facilita la gestión de la finca; pero cuando se inicia una crisis su labor es esencial, al igual que lo es a la hora de prevenir.

Conflictos vecinales

Se estima que dos de cada tres vecinos están afectados por algún tipo de conflicto entre sí. Pueden ser, claro está, de distinta magnitud y en muchas ocasiones no requieren de actuación o basta con un acuerdo muy sencillo. Pero en situaciones más graves se pueden producir discusiones desagradables, gastos imprevistos, problemas de salud, acciones judiciales y, muy frecuentemente, pérdidas de tiempo.

SOLUCIÓN

A la hora de abordar un conflicto, se debe hacer con la confianza de que los conflictos son comunes y normales. Desde esta perspectiva, el administrador puede iniciar la mediación entre las partes con mayor paciencia y comprensión. Una vez establecidos los canales de comunicación efectivos, se debe dar voz a las personas involucradas, tratando sus argumentos con empatía y cordialidad, pero desde el mayor respeto a la legalidad. La solución debe ser siempre la mejor para el conjunto, no para una de las partes y, en caso de ser inviable, queda el recurso legal.

Impago de cuotas

Los impagos producen desajustes en los presupuestos ordinarios que pueden acarrear serios problemas, como por ejemplo, el mal mantenimiento del edificio por la necesidad de prescindir de trabajos preventivos y correctivos en las instalaciones. El impago de cuotas, en cualquier caso, puede derivarse de una situación personal compleja y como tal, ha de tratarse con suavidad y respetando la privacidad.

SOLUCIÓN

El procedimiento contra los impagos se debe iniciar con la convocación de una junta de propietarios, que incluya la liquidación de deudas de cada propietario en el orden del día; así como la aprobación de la reclamación por parte de los integrantes de la comunidad con derecho a voto. Si se aprueba la deuda y la reclamación, hay que notificar al deudor apropiadamente (preferiblemente burofax). A partir de ahí, se inicia un procedimiento previsto en la Ley de Enjuiciamiento Civil.

Prevención de enfermedades

Con la vacunación contra la Covid-19 en marcha, las medidas de seguridad no deben relajarse. Es por ello que se debe seguir incidiendo en cuestiones como la higiene, los turnos de uso de zonas comunes, la suspensión de juntas o el distanciamiento social. Tanto las comunidades como los administradores deben seguir las actualizaciones al respecto y adaptarse a los escenarios que se vayan planteando.

SOLUCIÓN

Sin haber superado la pandemia aún, una vez se logre, la necesidad de prevenir los contagios de enfermedades seguirá vigente. Por este motivo, tanto ahora como en el futuro, contar con un servicio de limpieza de comunidades de vecinos de confianza es imprescindible.

Mantenimiento de zonas comunes

El mantenimiento de las comunidades de propietarios es obligatorio para garantizar el buen funcionamiento del edificio, evitar el deterioro de las instalaciones, prevenir altas inversiones en el futuro y garantizar la seguridad de las personas. En el caso de la limpieza, si no se realiza como debe, pueden aparecer plagas, estropearse los materiales o, incluso, provocar accidentes e incidencia descontrolada de enfermedades comunes.

SOLUCIÓN

Lo ideal es contar con un proveedor que pueda hacerse cargo del mantenimiento de todas las zonas comunes presentes en la finca. En el caso de la limpieza, es conveniente contar con un servicio de calidad para la limpieza de los interiores, el jardín, la piscina y el garaje, por parte de expertos certificados.

Conflictos derivados de los ruidos

Las fiestas continuadas o las obras fuera de los horarios permitidos pueden ser un foco de conflicto que, en ocasiones, supone una escalada de infracciones que terminar con una crisis grave en toda la comunidad. Los ruidos excesivos pero puntuales, deben ser tenidos en cuenta por parte de la administración de fincas y la presidencia, para evitar que se conviertan en un foco de crisis; pero las molestias reiteradas son más peligrosas.

SOLUCIÓN

Lo mejor es solicitar el cese al vecino de forma amable, intentando evitar llegar al extremo de realizar una denuncia ante las autoridades, que pueden personarse de forma inmediata para acabar con el ruido. El incumplimiento reiterado puede dar pie a la presidencia a acudir a la vía judicial en nombre de la comunidad, después de un último intento con la formalidad conocida como “acción de cesación”: una advertencia escrita sobre el emprendimiento de acciones legales si no terminan las molestias.

Inundaciones e incendios

Estas, como la aparición de grietas, son el tipo de crisis que llegan de forma inesperada y sin preaviso. Si bien un mantenimiento eficaz del inmueble puede minimizar estos riesgos, es muy difícil predecir su aparición. Dependiendo de la gravedad, la situación puede generar una crisis de grandes dimensiones en la comunidad de propietarios.

SOLUCIÓN

Antes de nada, es importante tener un plan de actuación y difundirlo para que los vecinos sepan qué hacer en caso de un incendio (uso de extintores, tocar puertas antes de abrir, etc.) o una inundación (cortar el agua, cortar la electricidad, etc.). Una vez ha ocurrido, se debe avisar lo antes posible a los vecinos y al seguro; y finalmente proceder a la limpieza especial para volver a la normalidad lo antes posible.

Riesgos laborales

Cuando las comunidades de propietarios tienen trabajadores contratados, cuentan con trabajadores externos (por ejemplo, de limpieza o seguridad) y cuando se realiza algún tipo de obra en el inmueble, pueden producirse situaciones en las que estas personas sufran algún tipo de perjuicio a su integridad o su salud, ante los que debe responder la comunidad.

SOLUCIÓN

La protección de la salud y el estado físico de los trabajadores está regulado por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, que debe ser cumplida también por las comunidades de propietarios. Por ello, es conveniente informar a cualquier trabajador, propio y ajeno, de los riesgos del puesto y de las medidas preventivas de seguridad; así como contar con un plan PRL.

Las comunidades de propietarios, por su naturaleza, están expuestas a la aparición de crisis de distinto tipo. Un buen administrador de fincas, contar con proveedores de servicios de calidad contrastada y planes de prevención son una garantía para que la comunidad de vecinos salga airosa de cada una de ellas.