Cómo conseguir que una Junta de Propietarios salga bien

La celebración de una Junta de Propietarios es el evento más importante que se lleva a cabo en una Comunidad de forma periódica, ya que en estos acontecimientos se analiza el estado de la finca y su futuro. No en vano, las decisiones que se tomen en esta reunión de vecinos afectarán de distinta forma a todos los componentes de la Comunidad, así como a su estado financiero.

Por este motivo, la preparación de una Junta es una gran responsabilidad para el Administrador de Fincas; la figura que generalmente se encarga de su desarrollo, proponiendo los temas a tratar, realizando las convenientes notificaciones, estableciendo la fecha de celebración y propiciando el buen desarrollo de la Junta. Y también, atendiendo cuidadosamente a los puntos más relevantes que permiten que una junta de vecinos cumpla sus objetivos de la mejor forma posible.

Hojas de citación

Empecemos por lo más básico: que las personas que deben asistir conozcan la celebración de la Junta de Propietarios. La preparación de las hojas de citación es muy importante puesto que permite a los propietarios conocer la información básica del evento:

• El orden del día, para saber los temas que se van a tratar y poder prepararlos o conocerlos.
• La fecha, hora y lugar de celebración, para poder asistir.

Las hojas de citación deben enviarse a los domicilios designados por cada propietario para que sean notificados, con la suficiente antelación para que estos puedan bloquear sus agendas.

Control de asistencia

El control de asistencia es mucho más que una mera formalidad. Además de ser útil para llevar un control básico para la correcta representación de las viviendas, es fundamental para evitar posibles quejas posteriores y errores. Al comprobar la identidad de los asistentes (tanto propietarios como vecinos, delegados o representantes), requiriendo la correspondiente firma e identificación, la Junta de Propietarios y sus decisiones adquieren la validez necesaria.

Orden y limpieza del espacio

El lugar de celebración de la Junta de Propietarios juega también un papel importante, más aún en estos tiempos de pandemia y post-pandemia en los que hay que tener un protocolo específico para la prevención del coronavirus en Comunidades de Propietarios. Una vez seleccionado el espacio que pueda albergar la Junta en las mejores condiciones, es importante prepararlo para que este no entorpezca la sesión, ni el posible tránsito habitual en la finca que pudiera pausar las intervenciones.

Así, resulta conveniente tener en cuenta cuestiones como la limpieza de la zona común, de modo que se evite cualquier compromiso para la salud de todos los asistentes, o la condición personal de cada comunero, por si fuese necesario habilitar un mayor espacio para personas con movilidad reducida o sillas para las personas mayores.

Deliberaciones

El Administrador de Fincas debe asegurar que todos los asistentes puedan tomar la palabra en las deliberaciones, asegurando que se haga siempre de una forma respetuosa y ordenada. Este paso es básico para abordar el momento más importante de una Junta de Propietarios: las votaciones.

Las votaciones, que deben ser públicas para ser válidas, están reguladas en la Ley de Propiedad Horizontal; y es el Secretario de la Junta (habitualmente y recomendablemente, un Administrador de Fincas colegiado) quien debe asegurar su cumplimiento: norma de doble mayoría, números necesarios para los acuerdos, etc.

Ruegos y preguntas

El orden del día es la esencia de la Junta de Propietarios. Solo los temas que aparecen en el mismo serán convenientemente tratados y, por tanto, son estos los únicos temas que se someterán a votación (de ahí, la importancia de incluirlos en la hoja de citación).

Puede ocurrir que, durante la deliberación o en otros momentos de la Junta, surjan temas anexos de cierta importancia; así que para proponer su discusión o tratarlos, se debe habilitar un tiempo para “ruegos y preguntas”. En cualquier caso, no se podrá adoptar ningún acuerdo sobre dichos temas en la propia reunión.

Acta de la Junta de Propietarios

Cuando concluye la Junta no termina el proceso. Para ello se debe crear el acta y remitirla a todos los propietarios, así como incluir la celebración de la Junta y los acuerdos adoptados en el libro de actas: a partir de este momento, los acuerdos son ejecutables y no será posible ningún tipo de impugnación por parte de los propietarios.

En el acta se debe primar la claridad y la redacción concisa de los acuerdos adoptados. Es decir, el Administrador de Fincas debe abstenerse de reflejar comentarios y centrarse en las propuestas sometidas a votación, sin otra información más allá de aquella que se considere necesaria para la comprensión de lo expuesto. Además, se deben indicar los votos a favor y en contra, los participantes y la cuota de participación.

Existen muchos factores que contribuyen a una buena convivencia entre vecinos como el correcto mantenimiento de las instalaciones, la conveniente gestión de crisis, pero la celebración de Juntas de Propietarios exitosas es uno de ellos. Pon en práctica estos sencillos consejos y todo irá sobre ruedas.