Gestión de instalaciones 360: uniendo fuerzas con TI y recursos humanos
La gestión de instalaciones, o facility management, abarca múltiples responsabilidades diseñadas para garantizar la eficiencia, comodidad, seguridad y funcionalidad de un entorno construido mediante la integración de personas, lugares y tecnología. Como en una sinfonía bien ejecutada, que combina diferentes sonidos, compases y tiempos para ejecutar una obra de arte. No hay dos sinfonías iguales, porque cada una está creada con una estructura distinta, con diferentes instrumentos e, incluso, con un diferente estado de ánimo.
En una empresa tenemos departamentos que se encargan de la contabilidad, el marketing, las ventas o la administración, que son los que dan la cara en la organización. Y también tenemos los grupos de apoyo subyacentes, que mantienen todo unido y, a menudo, son invisibles al público… pero imprescindibles para el éxito general. La gestión de instalaciones, los recursos humanos y las tecnologías de la información estarían dentro de este grupo, del mismo modo que los distintos instrumentos, tonos y movimientos en una sinfonía, que pueden ser casi imperceptibles de forma individual.
Juntos, estos departamentos proporcionan los medios para optimizar la calidad de vida con la calidad de trabajo para todos los empleados en los procesos de limpieza y facility services. Se conectan como lo harían en una sinfonía, con el propósito de mantener el compás y el ritmo para facilitar que los distintos movimientos y velocidades que componen una melodía encajen. La composición puede variar, pero su función básica es la misma, haciendo de marco que comprende pautas y estructuras que deben seguirse; como deben seguirse las políticas de la compañía, los problemas de cumplimiento o las leyes y regulaciones en una empresa.
En una sinfonía, cada sección depende de las demás para crear una obra maestra cohesionada. El director coordina la sección de cuerdas, viento y percusión con un liderazgo que permite armonizar todo el conjunto. En una organización también, con una dirección que coordina los diferentes departamentos para alcanzar los objetivos de negocio.
Gestión de instalaciones
El facility management se centra en la entrega eficiente y efectiva de facility services, gestión del personal y de los edificios. Estos procesos han asumido muchas actividades en el entorno construido. Abarca múltiples responsabilidades diseñadas para garantizar la eficiencia, comodidad, seguridad y funcionalidad de un edificio, implicando una colaboración integral con otros grupos de apoyo en la empresa.
Recursos humanos
El Departamento de Personas debe encontrar la mejor manera de aumentar la productividad de una organización mediante el apoyo a los empleados. Proporciona paquetes de beneficios para que los empleados no tengan que preocuparse por factores externos como la salud familiar o las oportunidades de futuro. El área de gestión de instalaciones también proporciona servicios para que los trabajadores puedan cumplir con sus funciones laborales sin distracciones en el lugar de trabajo, colaborando con Recursos Humanos para que los empleados tengan la capacidad de realizar su trabajo. Ambos departamentos son responsables de publicar políticas y procedimientos que establezcan un comportamiento adecuado y definan los estándares para garantizar que todas las personas sean tratadas con respeto y equidad.
La mayoría de los líderes de instalaciones comprenden cómo las actividades diarias básicas de RRHH pueden beneficiarse de gestión de instalaciones y, a la inversa, cómo los departamentos de personas complementan y potencia los esfuerzos de Facility Management. La atracción de nuevos empleados y la retención de personal de calidad son objetivos de personal en los que la gestión de instalaciones puede desempeñar un papel importante. Con la llegada de las generaciones más jóvenes al lugar de trabajo, la sostenibilidad y los esfuerzos de Responsabilidad Social Corporativa (RSC) juegan un papel importante en atraer y retener empleados. Mientras que Recursos Humanos trabaja en el desarrollo de los empleados para mejorar el personal, el equipo y la eficacia general, estos empleados buscan una cultura segura y ambientalmente receptiva que se alinee con sus valores personales. Y Gestión de Instalaciones ofrece eso.
La retención de empleados es especialmente crítica. Reemplazar a un empleado de nivel medio puede costar aproximadamente el 20% de su salario anual. Mientras tanto, reemplazar al personal de alto nivel con salarios más altos y formación especializada puede costar más del 200% de su salario. Recursos Humanos y Gestión de Instalaciones pueden ayudar a minimizar la migración de trabajadores. Prestar atención a las necesidades de los empleados y mantenerlos seguros, protegidos y satisfechos ahorra dinero al mitigar los posibles costos de contratar empleados de reemplazo y mantiene un alto nivel de consistencia y productividad en el lugar de trabajo.
Junto con la atracción y retención de empleados, la provisión de beneficios y el cumplimiento de regulaciones, la diversidad, equidad e inclusión se está volviendo cada vez más importante tanto en el mundo de los RRHH como en facility management. Nuevo personal de todos los ámbitos está ingresando al lugar de trabajo y las empresas se están expandiendo rápidamente a nivel global. La diversidad, en su esencia, es la presencia de diferencias en el lugar de trabajo. Esto incluye diferenciadores como raza, género, etnia, edad y religión. Algunas subcategorías de diversidad pueden incluir cosas como herencia, clase social u orientación sexual. Los profesionales de gestión de instalaciones y recursos humanos deben considerar las preferencias culturales y de comportamiento para satisfacer a todos los empleados.
La equidad es un enfoque que reconoce las disparidades únicas dentro de un sistema y proporciona sistemas de apoyo pertinentes para superar obstáculos, creando un entorno donde todos son tratados con las mismas consideraciones. La inclusión, por su parte, se refiere a que individuos con identidades diferentes se sientan y sean valorados, aprovechados y bienvenidos en el lugar de trabajo. La diversidad, equidad e inclusión tienen dos fuentes: el viaje personal de las personas y su trabajo en equipos. Los viajes personales incluyen sesgos que pueden ser inherentemente llevados y que previamente no se han sacado a la luz. El trabajo en equipos se refiere a un esfuerzo concentrado a nivel organizativo para desmantelar comportamientos inequitativos. Para asegurarse de que los equipos sean equitativos, los comportamientos y las estructuras de poder que los respaldan pueden necesitar ajustarse tanto a nivel individual como del sistema.
Los gestores de instalaciones deben considerar cómo abordar y mejorar la diversidad, equidad e inclusión en las operaciones de sus departamentos y en apoyo de Recursos Humanos. Los facility managers impactan en cada unidad en el lugar de trabajo. Si estos son sensibles a las necesidades y predilecciones de los empleados y pueden abrazar la diversidad, equidad e inclusión, podría ser un conducto para el cambio en toda la organización. El progreso dentro del departamento tendría un efecto dominó en toda la institución. La necesidad de diversificar la fuerza laboral y apoyar a todos los afectados sería otra forma en que Recursos Humanos y la Gestión de Instalaciones se combinan para mejorar las condiciones laborales. Centrarse en la diversidad sería una forma de resolver muchos de los desafíos laborales.
Cuando Gestión de Instalaciones trabaja estrechamente con Recursos Humanos, ayuda a cambiar las percepciones de ambas entidades, pasando de mantenimiento y reacción, y reglas y políticas, a una asociación dedicada al bienestar de los empleados. Los responsables de ambos departamentos deben compartir perspectivas sobre áreas donde ven oportunidades futuras para colaborar en capacidades que beneficien a los empleados. Las discusiones deben centrarse en cómo tomar decisiones estratégicas juntos y trabajar para fortalecer la experiencia laboral de los empleados. Los líderes de cada departamento deben compartir sus planes estratégicos para los próximos años, asegurando que las agendas sean compatibles, tanto entre ellos como con la organización demandante.
Este enfoque, cuando se implementa adecuadamente, proporcionará beneficios que elevarán a la fuerza laboral. Fortalecerá el impacto del lugar de trabajo y construirá un enfoque integrado para la experiencia de los empleados.
Tecnologías de la Información
La tercera pata que sostiene la sinfonía del lugar de trabajo es la tecnología de la información (TI), que se refiere a cualquier cosa relacionada con la tecnología informática (redes, hardware, software, internet o las personas que trabajan con estas tecnologías). La TI utiliza servidores y computadoras para formar sistemas de información y comunicación. El equipo crea, procesa, almacena, recupera e intercambia datos para su uso en el lugar de trabajo. La actual era de la información ha colocado a la TI en todos los aspectos de la vida cotidiana. Los programadores, administradores de redes, ingenieros informáticos y desarrolladores web que conforman el departamento de TI proporcionan los medios y el soporte técnico que facilita el trabajo y el entretenimiento.
Una gran parte de la Gestión de Instalaciones implica la colaboración con el departamento de Informática. Los gestores de instalaciones comprenden cómo los empleados utilizan el equipo técnico en sus estaciones de trabajo, pero no administran la tecnología. En cambio, la TI se encarga de gestionar esa tecnología, pero no siempre tiene los recursos para determinar las necesidades. La interacción entre gestión de instalaciones y tecnología es un componente vital en el lugar de trabajo para optimizar la productividad. A través de la digitalización, la accesibilidad y capacidad de las estaciones de trabajo, Gestión de Instalaciones permite un entorno laboral productivo y de apoyo, mientras que el Departamento de Tecnología mantiene todo conectado.
Los gestores de instalaciones también tratan directamente con TI para satisfacer sus propios objetivos. Desde sistemas de automatización de edificios, sistemas de gestión de energía, modelos de información de edificios, sistemas integrados de gestión de lugares de trabajo y gestión de instalaciones automatizada por computadora, hasta programas más complejos como el Internet de las cosas (IoT) e inteligencia artificial (IA), Gestión de Instalaciones depende más del departamento de TI. Es beneficioso para ambos grupos trabajar bien juntos, optimizando la cooperación entre activos digitales e instalaciones.
La interconexión de Recursos Humanos, Tecnologías de la Información y Gestión de Instalaciones realmente reside en la comunicación y la adaptación. Con la creciente demanda de los empleados de horarios de trabajo híbridos, la gestión del espacio y el teletrabajo están desempeñando un papel más importante en cómo estos grupos de apoyo sirven a la fuerza laboral. Este desarrollo en el escenario laboral requerirá una mayor integración de los tres departamentos para perpetuar el éxito de la organización, independientemente del lugar.
Imagina esto: un empleado se sienta a trabajar. El mobiliario fue suministrado por Gestión de Instalaciones, revisado ergonómicamente por Recursos Humanos y conectado en red por TI. Sin ninguno de los tres, el trabajo podría realizarse peor… o dejar de realizarse.
La gestión de instalaciones siempre se ha visto como parte ciencia, parte arte. Junto con socios dispuestos en RRHH y TI, son parte del todo que conforma una sinfonía perfecta del lugar de trabajo. El resultado puede ser un tema en constante cambio para representar nuevas innovaciones o direcciones de una organización, pero la orquesta, la estructura de soporte de la pieza, permanecerá constante, comprometida a garantizar que todos los recursos necesarios para realizar el trabajo estén disponibles. Los tres departamentos pueden estar en segundo plano, ocultos a la vista; como en un ballet donde solo se ve el escenario y los músicos están ocultos en el foso de la orquesta. Sin embargo, son una parte esencial de cualquier éxito organizativo, unidos por una partitura de dedicación al bienestar de su base de clientes. La entrega de seguridad, comodidad y conectividad con el mundo más allá de su escritorio está en su lugar para permitir a los empleados tener tranquilidad.
