Cómo rescindir un contrato de limpieza en una comunidad de propietarios

El mantenimiento de una Comunidad de Propietarios debe garantizar la limpieza, el bienestar y la satisfacción de todos los vecinos. Cuando esto no ocurre y el conjunto de la comunidad no está satisfecha con los servicios de limpieza contratados, es momento de finalizar la relación. Ya sea por falta de calidad, incumplimientos continuados o por cambios en las necesidades de la Comunidad de Vecinos, la mejor opción es rescindir el contrato de limpieza profesional y buscar una alternativa más adecuada. Pero, ¿cómo hacerlo sin complicaciones legales y de manera efectiva?

A continuación, te explicamos los pasos para cancelar el contrato de limpieza actual, los aspectos legales a considerar y algunos consejos útiles para elegir una nueva empresa que cumpla con las expectativas de todos los vecinos.

Pasos para rescindir el contrato de limpieza en una comunidad

Cuando se empieza a pensar en rescindir cualquier contrato de limpieza es porque hay algún síntoma de que algo no va del todo bien. En cualquier caso, antes de iniciar el proceso en una Comunidad de Propietarios, es importante evaluar la situación y verificar:

• El grado de descontento con el servicio de limpieza y si es generalizado entre los vecinos.
• Las posibles consecuencias de extinguir el contrato de mantenimiento.

Posteriormente, el Presidente de la Comunidad o el Administrador de Fincas debe organizar una reunión con el responsable de la empresa de limpieza, en la que se pueda analizar si hay margen de mejora en el servicio o buscar posibles soluciones a las quejas expuestas.

Si tras estas comprobaciones, se toma la decisión de rescindir el contrato con la empresa de limpieza que presta el servicio, hay que proceder con los siguientes pasos.

1. Revisión del contrato vigente

El primer paso para cancelar el contrato de limpieza es revisar detalladamente los términos del acuerdo con la empresa de limpieza profesional actual. Para ello, es fundamental verificar:

• Duración del contrato: Es posible que existan ciertas cláusulas de renovación tácita, que el contrato sea por tiempo indefinido o que exista alguna fecha de vencimiento.
• Cláusulas de rescisión: Algunos contratos incluyen una penalización o aviso previo necesario para dar de baja el servicio de limpieza.
• Plazos de preaviso: Suele ser común que se exija un preaviso de entre 30 y 90 días antes de extinguir el contrato, pero depende del caso.
• Supuestos para rescindir el contrato: Puede suceder que la decisión tomada tenga que ver con incumplimiento de contrato, en cuyo caso se debe justificar debidamente.

2. Notificación formal a la empresa

Una vez revisado el contrato, es necesario realizar una notificación formal a la empresa de limpieza. Esta notificación debe ser clara, indicando la intención de dar de baja el contrato, incluyendo el plazo de preaviso y respetando lo acordado en el contrato. Se recomienda hacerlo por escrito, ya sea mediante carta certificada o correo electrónico con acuse de recibo.

3. Reunión con los vecinos

El Presidente de la Comunidad o el Administrador de Fincas debe convocar a una reunión de propietarios para informar sobre la decisión de rescindir el contrato de limpieza. En esta reunión se debe discutir el motivo de la cancelación y buscar consenso sobre la contratación de una nueva empresa de limpieza.

Es recomendable que todos los vecinos estén informados y participen en la elección de una nueva empresa, ya que será un servicio que afectará a la totalidad de la comunidad. Para ello, es importante tener en cuenta las posibles implicaciones que tiene el cambio:

• Costes, ya sea para cumplir con las obligaciones contractuales vigentes o para ajustar el presupuesto de cara a aprovechar las oportunidades de una nueva contratación.
• Plazos, ya que el cambio puede implicar un breve periodo de adaptación y la oportunidad de conocer a nuevos profesionales de la limpieza que contribuirán al bienestar de la comunidad.
• Procedimiento, especificando cómo se va a coordinar la transición entre la empresa saliente y la entrante. Un nuevo proveedor de garantías como Rivera debe tener un procedimiento claro para evitar cualquier problema e incomodidad, encargándose de todo el proceso para liberar a la Comunidad.
• Calidad, teniendo en cuenta las mejoras que se pueden obtener al buscar un nuevo contrato de limpieza de Comunidades de Vecinos, como veremos más adelante.

4. Realizar una votación

La rescisión del contrato debe ser aprobada en Junta de Propietarios. Dependiendo de las normativas de cada Comunidad Autónoma, podría requerirse una mayoría simple o cualificada para aprobar la extinción del contrato. Es crucial que la decisión quede registrada en el Acta de la Junta para tener respaldo legal en caso de futuros conflictos.

El cambio de empresa de limpieza puede realizarlo tanto el Presidente como el Administrador de Fincas o cualquier vecino, siempre que figure el mandato expreso de la Comunidad en el Acta.

La buena práctica estipula que se realice el cambio de este modo, si bien no es la única fórmula. El Presidente de la Comunidad podría cambiar de empresa de limpieza sin pasar por una Junta de Propietarios; pero entonces sería responsable de cualquier problema que pueda surgir y exponerse a una denuncia de la Comunidad de Propietarios.

5. Evaluar las alternativas

Con el contrato actual en proceso de cancelación, es el momento de empezar a buscar nuevas empresas de limpieza. Es recomendable hacerlo de una forma procedimentada para dar con el mejor proveedor en cada caso e incluir los aprendizajes adquiridos durante el proceso de rescisión de contrato de limpieza para evitar posibles errores si se repite el caso más adelante.

En este proceso, se debe tener en cuenta que algunos trabajadores de limpieza pueden verse afectados por el mecanismo de subrogación de personal. La subrogación es un derecho de los trabajadores y, en la experiencia de Rivera, es algo positivo: permite que los trabajadores habituales de la Comunidad de Vecinos sigan en sus puestos, pero con una nueva gestión, más formación y mayor seguimiento que permiten mejorar los resultados y la satisfacción de los vecinos.

Es importante trasladar estos datos a un nuevo proveedor, dado que ayudará a valorar el servicio de forma acertada. De este modo, se evitan propuestas equivocadas o incompletas que pueden derivar en incrementos de precio posteriores o falta de capacidad de maniobra al comenzar el servicio.

Aspectos legales a tener en cuenta al rescindir un contrato de limpieza

Al rescindir un contrato de limpieza, es importante cumplir con ciertos aspectos legales para evitar posibles reclamaciones o problemas con la empresa contratada. Entre los factores más relevantes a tener en cuenta se incluyen:

• Cumplimiento de los plazos de preaviso: Se deben conocer y respetar los tiempos establecidos en el contrato de mantenimiento para notificar la cancelación.
• Penalizaciones: En caso de que el contrato incluya alguna cláusula de penalización si el servicio se cancela antes del vencimiento, se puede intentar negociar, ya que suelen ser de tipo económico.
• Documentación: Un registro completo de todas las comunicaciones, actas de las reuniones de vecinos y notificaciones enviadas a la empresa de limpieza servirá como prueba en caso de conflicto.
• Consultas legales: Si existen dudas sobre las cláusulas del contrato o las implicaciones legales de la rescisión, es aconsejable consultar con un abogado especializado en contratos o un asesor legal del Administrador de la Comunidad.

Recomendaciones para elegir una nueva empresa de limpieza

Una vez que se ha decidido cambiar de empresa de limpieza, es fundamental seleccionar una que se ajuste mejor a las necesidades de la Comunidad de Vecinos. El proceso de cambio no debe verse solo como la solución a ineficiencias o fallos anteriores, sino como una posibilidad de mejora que resulte exponencial. Por eso, antes de nada, conviene valorar la idoneidad de contratar servicios de limpieza tradicionales o servicios de limpieza ecológica.

Una vez se ha solventado este dilema cada vez más común, estos son los factores diferenciales que ayudan a tomar la decisión correcta.

1. Experiencia y referencias

Es crucial buscar una empresa con experiencia comprobada en la limpieza de comunidades de vecinos. Por eso, hay que preguntar por referencias de otras Comunidades de Propietarios que hayan trabajado con la empresa y verificar su satisfacción con el servicio.

2. Certificaciones

Una empresa con reconocimientos de calidad, gestión y sostenibilidad ofrece una garantía superior. Las certificaciones acreditan que la organización recibe una evaluación imparcial para garantizar que sus prácticas de limpieza eliminan la suciedad, que cuidan la salud de los vecinos y reducen el impacto negativo en el entorno.

3. Cobertura de servicios

Un proveedor con una buena trayectoria y nivel de excelencia debe tener la capacidad para asesorar en el servicio más adecuado al cliente, de modo que no se produzcan desviaciones tanto por defecto como por exceso.

Ante la posibilidad de que las necesidades de la Comunidad de Propietarios varíen con el tiempo, es recomendable asegurarse de que la nueva empresa ofrezca un servicio de limpieza integral, cubriendo todas las áreas necesarias: limpieza de zonas comunes, garajes, ascensores, cristales, etc. Esto garantizará que todas las necesidades de la Comunidad estén cubiertas, sin necesidad de tratar con múltiples proveedores y reduciendo costes.

4. Flexibilidad en horarios y personal

Cada comunidad tiene sus propias dinámicas. Es importante que la empresa de limpieza ofrezca flexibilidad en los horarios de trabajo y cuente con un equipo estable y bien capacitado. Esto mejorará la continuidad del servicio y evitará rotaciones constantes de personal, así como perjuicios en el día a día de la finca.

5. Precio justo

El precio es siempre un factor importante, pero no debe ser el único criterio. Una empresa con precios demasiado bajos puede estar ahorrando en productos de limpieza de calidad o en personal formado y entrenado. Hay que evaluar la relación calidad-precio, buscando un equilibrio entre buen servicio y un costo razonable para la Comunidad de Vecinos.

Lista de preguntas que hay que realizar al contratar una empresa de limpieza para tu Comunidad

Rescindir un contrato de limpieza en una Comunidad de Propietarios puede parecer un proceso complicado, pero siguiendo los pasos adecuados y considerando los aspectos legales, se puede hacer de manera efectiva y sin problemas. Además, al seleccionar una nueva empresa de limpieza, se puede optar por un proveedor que no solo ofrezca calidad, sino que también se alinee con las mejores prácticas del sector y promueva un entorno saludable para mejorar el bienestar de todos los vecinos.

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